De brandstofkosten voor een auto van de zaak worden in de meeste gevallen betaald door de werkgever, maar dat geldt doorgaans alleen voor zakelijk gebruik. Of de werkgever ook de brandstof voor privékilometers vergoedt, hangt af van de afspraken die zijn vastgelegd in het arbeidscontract of de cao. De vragen hieronder geven antwoord op alles wat je moet weten over brandstof, vergoedingen en fiscale regels bij zakelijk rijden.
Wie is verantwoordelijk voor de brandstofkosten?
Bij een auto van de zaak is de werkgever verantwoordelijk voor de brandstofkosten die gemaakt worden voor zakelijk gebruik. De werknemer rijdt in een voertuig dat eigendom is van of gehuurd wordt door de werkgever, en de bijbehorende exploitatiekosten, waaronder brandstof, vallen in principe onder de verantwoordelijkheid van de werkgever. Of privégebruik ook vergoed wordt, verschilt per situatie en werkgever.
In de praktijk regelen de meeste werkgevers brandstof via een tankpas of via een vaste kostenvergoeding. Sommige werkgevers kiezen ervoor om alle brandstofkosten te vergoeden, inclusief privékilometers. Anderen verrekenen de privékilometers aan het einde van de maand of het jaar. Het is dus van belang goed te weten wat er contractueel is afgesproken voordat je aannames doet over wie wat betaalt.
Wanneer er geen duidelijke afspraken zijn gemaakt, geldt als uitgangspunt dat de werknemer zelf verantwoordelijk is voor de kosten van privégebruik. Zakelijke kilometers zijn altijd voor rekening van de werkgever, tenzij anders overeengekomen.
Hoe werkt een brandstofvergoeding van de werkgever?
Een brandstofvergoeding van de werkgever kan op verschillende manieren worden geregeld. De meest voorkomende vormen zijn een tankpas op naam van de werkgever, een vaste maandelijkse vergoeding of een kilometervergoeding waarbij de werknemer zelf tankt en achteraf declaraties indient. Welke methode wordt gebruikt, staat doorgaans beschreven in het arbeidscontract of de bedrijfsregeling voor mobiliteit.
Bij een tankpas betaalt de werkgever direct de brandstofkosten. De werknemer hoeft niets voor te schieten en tankt op rekening van de werkgever. Dit is de meest gangbare regeling bij een volledige auto van de zaak. Sommige werkgevers koppelen de tankpas aan een systeem waarmee zakelijke en privéritten worden bijgehouden, zodat eventuele privékosten kunnen worden verrekend.
Bij een kilometervergoeding geldt een vast bedrag per gereden zakelijke kilometer. De Belastingdienst stelt hiervoor een maximale onbelaste vergoeding vast. Bedragen boven dit maximum worden als loon beschouwd en zijn belast. Het is verstandig om dit goed in de gaten te houden, zowel als werknemer als als werkgever.
Moet je privékilometers zelf betalen bij een auto van de zaak?
Of je privékilometers zelf moet betalen bij een auto van de zaak, hangt volledig af van de afspraken met je werkgever. Er is geen wettelijke verplichting die zegt dat een werkgever privébrandstof moet vergoeden. Veel werkgevers verrekenen privékilometers via een eigen bijdrage of via de bijtelling in de loonheffing.
Sommige werkgevers hanteren een systeem waarbij de werknemer een vaste eigen bijdrage per maand betaalt voor privégebruik. Dit bedrag dekt dan de brandstofkosten voor privérijden. Andere werkgevers registreren alle kilometers via een rittenadministratie en berekenen aan het einde van de periode de privékilometers door aan de werknemer.
Wil je voorkomen dat je voor verrassingen komt te staan, dan is het verstandig om vooraf schriftelijk vast te leggen hoe privégebruik wordt behandeld. Dit voorkomt discussies achteraf en geeft beide partijen duidelijkheid over de financiële afspraken rondom brandstof en zakelijk rijden.
Wat zijn de fiscale regels rondom brandstof en bijtelling?
De fiscale regels rondom brandstof en een auto van de zaak zijn nauw verbonden met de bijtelling. Als een werknemer een auto van de zaak ook privé gebruikt, telt een percentage van de cataloguswaarde van de auto op bij het belastbare loon. Dit percentage verschilt per type voertuig en brandstoftype. De bijtelling staat los van de werkelijke brandstofkosten, maar heeft wel invloed op het nettoloon.
Brandstofkosten die door de werkgever worden vergoed voor privégebruik, kunnen in bepaalde gevallen als loon in natura worden gezien. Dit betekent dat de werknemer hierover loonbelasting verschuldigd kan zijn. Het is daarom fiscaal relevant om een onderscheid te maken tussen zakelijke en privékilometers, bij voorkeur via een sluitende rittenadministratie.
Wie kan aantonen dat de auto van de zaak op jaarbasis voor niet meer dan vijfhonderd kilometer privé is gebruikt, hoeft geen bijtelling te betalen. Dit vereist echter een nauwkeurige en controleerbare kilometerregistratie. De Belastingdienst kan deze administratie opvragen en controleren. Voor de brandstofkosten geldt in dat geval dat alle kosten zakelijk zijn en volledig door de werkgever gedragen mogen worden zonder fiscale consequenties voor de werknemer.
Wat zijn de verschillen tussen een leaseauto en een huurauto voor brandstof?
Bij een leaseauto zijn de brandstofkosten vaak inbegrepen in het leasepakket, afhankelijk van het type leasecontract. Bij een huurauto zijn de brandstofkosten doorgaans niet inbegrepen en betaalt de huurder zelf voor de brandstof die wordt verbruikt. Dit is een belangrijk verschil dat invloed heeft op de totale kosten van zakelijk rijden.
Leaseauto en brandstof
Bij een full operational lease is het gebruikelijk dat brandstof via een tankpas wordt geregeld en onderdeel is van het maandelijkse leasebedrag. De leasemaatschappij verrekent de brandstofkosten achteraf op basis van werkelijk gebruik. Bij financial lease of private lease is brandstof vrijwel nooit inbegrepen en rijdt de bestuurder op eigen kosten.
Huurauto en brandstof
Bij een zakelijke huurauto, zoals die wij aanbieden via onze zakelijke autoverhuur, tankt de huurder zelf en betaalt de brandstof uit eigen middelen of declareert deze achteraf bij de werkgever. De huurder levert het voertuig terug met een volle tank, of betaalt voor de verbruikte brandstof op basis van de teruggebrachte hoeveelheid. Dit maakt de brandstofkosten transparant en direct inzichtelijk, zonder verborgen verrekeningen achteraf.
Een huurauto biedt daarmee meer flexibiliteit voor kortdurende zakelijke inzet, projectvervoer of piekperiodes, waarbij een langlopend leasecontract niet wenselijk of praktisch is. De totale kosten zijn goed te overzien, omdat de huurder precies weet wat er getankt is en wat dat kost.
Kan een werkgever een tankpas weigeren?
Ja, een werkgever kan een tankpas weigeren. Er bestaat geen wettelijke verplichting om een tankpas te verstrekken bij een auto van de zaak. De beslissing om een tankpas aan te bieden is een arbeidsvoorwaardelijke keuze die de werkgever zelf maakt. Dit wordt vastgelegd in het arbeidscontract, de cao of het bedrijfsreglement.
Als er geen tankpas wordt verstrekt, zijn er verschillende alternatieven. De werknemer kan brandstofkosten declareren via een onkostennota, waarbij de werkgever de zakelijke brandstofkosten achteraf vergoedt. Een andere optie is een vaste maandelijkse brandstofvergoeding die onderdeel is van het salaris of de arbeidsvoorwaarden.
Wanneer een werkgever een tankpas intrekt of weigert terwijl dit eerder wel was afgesproken, kan dat arbeidsrechtelijke gevolgen hebben. Het eenzijdig wijzigen van arbeidsvoorwaarden is in de meeste gevallen niet toegestaan zonder instemming van de werknemer. Het is in dat geval verstandig om juridisch advies in te winnen of de situatie voor te leggen aan een ondernemingsraad of vakbond.
Heb je vragen over zakelijke mobiliteit of wil je weten hoe wij omgaan met brandstof en kosten bij het huren van een bedrijfsvoertuig? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee over een oplossing die past bij jouw situatie.
