Als je zakelijke kilometers rijdt, mag je in 2026 een belastingvrije kilometervergoeding van 0,23 euro per kilometer ontvangen of uitkeren. Dit bedrag geldt voor zowel werknemers als zzp'ers en is vastgesteld door de Belastingdienst als de maximale onbelaste vergoeding voor zakelijk rijden. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over kilometervergoeding, van de fiscale regels tot de keuze tussen een vergoeding en een leaseauto.
Hoeveel kilometervergoeding is belastingvrij toegestaan?
De belastingvrije kilometervergoeding bedraagt in 2026 0,23 euro per kilometer voor zakelijke ritten. Dit geldt voor alle vervoersmiddelen: eigen auto, motor, fiets of zelfs te voet. Een werkgever mag dit bedrag onbelast uitkeren aan een werknemer, en een zzp'er mag dit bedrag aftrekken als zakelijke kosten. Alles boven dit bedrag is belastbaar.
De Belastingdienst stelt dit bedrag periodiek bij op basis van de gemiddelde autokosten in Nederland, waaronder brandstof, onderhoud, afschrijving en verzekering. Het is dus een forfaitair bedrag dat voor iedereen gelijk is, ongeacht het type voertuig of de werkelijke kosten.
Belangrijk om te weten: de belastingvrije kilometervergoeding geldt alleen voor zakelijke kilometers. Woon-werkverkeer valt hier in principe ook onder, mits er sprake is van wisselende werkplekken of andere uitzonderingen. Voor vaste woon-werktrajecten gelden andere fiscale regels, afhankelijk van de situatie.
Mag ik zelf een hogere vergoeding per kilometer rekenen?
Ja, een werkgever mag een hogere vergoeding per kilometer uitkeren dan de belastingvrije norm van 0,23 euro. Het deel boven dit bedrag wordt dan echter beschouwd als loon en is belastbaar voor de werknemer. De werkgever moet over dat meerdere loonbelasting inhouden en afdragen.
Er is één uitzondering: via de werkkostenregeling (WKR) kan een werkgever een hogere vergoeding onbelast uitkeren, mits het totale bedrag binnen de vrije ruimte van de WKR valt. De vrije ruimte is een percentage van de totale loonsom van het bedrijf. Zodra die ruimte is benut, betaalt de werkgever eindheffing over het meerdere.
Voor zzp'ers geldt een vergelijkbare logica: je kunt zakelijke reiskosten aftrekken tegen het vaste tarief van 0,23 euro per kilometer. Hogere werkelijke kosten kun je niet zomaar extra aftrekken, tenzij je het voertuig op de zaak hebt staan. In dat geval gelden andere regels rondom bijtelling en aftrek van werkelijke autokosten.
Hoe bereken ik mijn zakelijke kilometers correct?
Zakelijke kilometers bereken je door de werkelijk gereden afstand voor zakelijke doeleinden bij te houden. De meest betrouwbare methode is een rittenadministratie, waarbij je per rit de datum, het vertrekpunt, de bestemming, het zakelijke doel en het aantal gereden kilometers vastlegt. Dit is ook wat de Belastingdienst verwacht als bewijs.
Een rittenadministratie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een eenvoudige spreadsheet of een app die ritten automatisch registreert via GPS volstaat. Zorg er wel voor dat de gegevens volledig en consistent zijn, want bij een controle moet je aantonen dat de gereden kilometers daadwerkelijk zakelijk van aard waren.
De volgende ritten tellen als zakelijke kilometers:
- Bezoeken aan klanten of opdrachtgevers
- Reizen naar tijdelijke werkplekken
- Zakelijke vergaderingen buiten het vaste kantoor
- Woon-werkverkeer bij wisselende werkplekken (onder voorwaarden)
Puur privégebruik en het vaste woon-werktraject tellen in de meeste gevallen niet mee als zakelijke kilometers. Houd deze categorieën dus strikt gescheiden in je administratie om problemen met de Belastingdienst te voorkomen.
Wat is het verschil tussen kilometervergoeding als werknemer en als zzp'er?
Als werknemer ontvang je de kilometervergoeding van je werkgever. Als zzp'er trek je de zakelijke reiskosten af in je eigen belastingaangifte. Het maximale belastingvrije bedrag van 0,23 euro per kilometer is in beide gevallen gelijk, maar de manier waarop je dit verwerkt en de bijbehorende regels verschillen wezenlijk.
Kilometervergoeding als werknemer
Als werknemer hoef je zelf niets te berekenen of aan te geven. Je werkgever keert de vergoeding uit op basis van de kilometers die jij opgeeft. De werkgever is verantwoordelijk voor de correcte fiscale verwerking. Jij hoeft dit bedrag niet op te geven in je aangifte inkomstenbelasting, zolang het binnen de belastingvrije norm blijft. Wel is het verstandig om je eigen rittenadministratie bij te houden als bewijs, voor het geval je werkgever daarnaar vraagt.
Kilometervergoeding als zzp'er
Als zzp'er verwerk je zakelijke reiskosten als bedrijfskosten in je boekhouding. Je trekt het aantal zakelijke kilometers maal 0,23 euro af van je winst, waardoor je minder belasting betaalt. Hierbij is een sluitende rittenadministratie geen optie maar een verplichting. Heb je een auto op de zaak, dan gelden andere regels: je trekt dan de werkelijke autokosten af, maar moet ook rekening houden met de bijtelling voor privégebruik.
Wanneer is een leaseauto voordeliger dan een kilometervergoeding?
Een leaseauto is doorgaans voordeliger dan een kilometervergoeding wanneer je veel zakelijke kilometers rijdt, zeker als het gaat om meer dan 25.000 kilometer per jaar. Bij hoge kilometrage worden de werkelijke autokosten al snel hoger dan de forfaitaire vergoeding van 0,23 euro per kilometer, waardoor een leaseauto of een auto op de zaak financieel aantrekkelijker wordt.
De keuze hangt echter af van meerdere factoren:
- Kilometervolume: Hoe meer je rijdt, hoe sneller een leaseauto zich terugverdient.
- Type voertuig: Elektrische of zuinige auto's hebben lagere bijtellingspercentages, wat de fiscale last beperkt.
- Privégebruik: Een leaseauto op de zaak met privégebruik leidt tot bijtelling op het loon, wat de netto kosten verhoogt.
- Administratieve lasten: Een kilometervergoeding vereist een nauwkeurige rittenadministratie; een leaseauto brengt andere administratieve verplichtingen mee.
- Flexibiliteit: Voor tijdelijke of wisselende mobiliteitsbehoeften is een vaste lease niet altijd de meest praktische keuze.
Voor bedrijven die tijdelijk extra voertuigen nodig hebben, of waarbij de mobiliteitsbehoefte per project verschilt, kan zakelijke autoverhuur een slim alternatief zijn. Wij bieden bij Van Gent Autoverhuur flexibele huuroplossingen voor bedrijven die niet vastzitten aan een langlopend leasecontract maar wel betrouwbaar vervoer nodig hebben. Zo betaal je alleen voor de mobiliteit die je daadwerkelijk gebruikt, zonder vaste verplichtingen.
Wil je weten welke mobiliteitsvorm het beste past bij jouw zakelijke situatie? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee over een oplossing die past bij jouw rijgedrag, budget en planning.
