Voor een zakelijke huurauto in de zorg gelden dezelfde fiscale regels als voor een auto van de zaak in eigendom: als een medewerker de huurauto ook voor woon-werkverkeer gebruikt, telt dat fiscaal als privégebruik en is bijtelling van toepassing. De Belastingdienst maakt geen onderscheid tussen een gehuurde auto en een auto in eigendom van de werkgever. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over bijtelling, woon-werkverkeer en de administratieve verplichtingen voor zorginstellingen en zorgmedewerkers.
Geldt de bijtelling ook voor een zakelijke huurauto?
Ja, de bijtelling geldt ook voor een zakelijke huurauto. Zodra een werkgever een huurauto ter beschikking stelt aan een medewerker en die medewerker rijdt er ook privé mee, is de bijtellingsregel van toepassing. Het maakt voor de Belastingdienst niet uit of de auto eigendom is van de werkgever of gehuurd wordt van een autoverhuurbedrijf.
De bijtelling is een fiscale correctie: de medewerker krijgt een voordeel doordat hij of zij een auto tot zijn beschikking heeft. Dat voordeel wordt als loon in natura gezien en belast. De hoogte van de bijtelling wordt bepaald door de cataloguswaarde van het voertuig en het fiscale bijtellingspercentage dat op dat voertuig van toepassing is. Voor elektrische voertuigen geldt een lager percentage dan voor voertuigen op fossiele brandstof.
Voor zorginstellingen die medewerkers een huurauto aanbieden voor dienstreizen, is het dus van groot belang om vooraf duidelijk vast te leggen voor welke doeleinden de auto gebruikt mag worden. Zodra privégebruik, inclusief woon-werkverkeer, niet wordt uitgesloten, ontstaat er een bijtellingsplicht.
Wat telt de Belastingdienst als woon-werkverkeer?
De Belastingdienst beschouwt het dagelijkse traject tussen de woning en de vaste werklocatie als woon-werkverkeer. Dit geldt voor ritten van huis naar het werk en terug, ongeacht de afstand. Woon-werkverkeer wordt fiscaal niet gezien als zakelijk rijden, maar als privégebruik van de auto.
Dit onderscheid is cruciaal voor zorgmedewerkers die een zakelijke huurauto gebruiken. Een verpleegkundige die met een huurauto van huis naar het ziekenhuis rijdt en daarna weer naar huis, rijdt fiscaal gezien privé. Pas als de medewerker vanuit het werk naar een patiënt rijdt of een andere zakelijke bestemming aandoet, telt dat traject als zakelijk gebruik.
Er is een uitzondering voor medewerkers die geen vaste werklocatie hebben, zoals thuiszorgmedewerkers die direct van huis naar de eerste cliënt rijden. In die situaties kan de eerste rit van de dag soms als zakelijk worden aangemerkt, maar dit vraagt om zorgvuldige vastlegging en is afhankelijk van de concrete werksituatie. Het is verstandig om hierover afstemming te zoeken met een fiscalist of de Belastingdienst.
Hoe berekent een zorgwerkgever de bijtelling bij een huurauto?
Een zorgwerkgever berekent de bijtelling bij een huurauto op basis van de cataloguswaarde van het gehuurde voertuig en het geldende bijtellingspercentage. Het resulterende bedrag wordt opgeteld bij het belastbaar loon van de medewerker en daarover wordt loonheffing ingehouden. De werkgever is verantwoordelijk voor een correcte verwerking in de loonadministratie.
Het bijtellingspercentage hangt af van het type voertuig. Voor volledig elektrische auto's geldt in 2026 een lager percentage dan voor benzine- of dieselvoertuigen, al wordt het fiscale voordeel voor elektrisch rijden de afgelopen jaren stap voor stap afgebouwd. De cataloguswaarde van een huurauto is de nieuwprijs inclusief btw en bpm zoals die door de fabrikant of importeur is vastgesteld.
Omdat zorginstellingen vaak werken met wisselende voertuigen, bijvoorbeeld bij piekdrukte of tijdelijke uitbreiding van de vloot, is het belangrijk om per voertuig en per medewerker bij te houden hoelang de auto ter beschikking staat. De bijtelling wordt namelijk berekend naar rato van de periode dat de medewerker over de auto kan beschikken, niet alleen de periode dat hij of zij er daadwerkelijk in rijdt.
Kan een zorgmedewerker woon-werkverkeer met een huurauto onbelast rijden?
Een zorgmedewerker kan woon-werkverkeer met een zakelijke huurauto onbelast rijden als hij of zij kan aantonen dat de auto op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé wordt gebruikt. Dit wordt de "500-kilometergrens" genoemd. Wordt die grens niet overschreden, dan hoeft er geen bijtelling te worden berekend.
Om aan te tonen dat de privékilometers onder de 500 blijven, is een sluitende rittenadministratie verplicht. Elke rit moet worden geregistreerd met datum, beginstand, eindstand, beginadres, eindadres en het zakelijke doel. Woon-werkkilometers tellen daarin mee als privégebruik. Als de medewerker die grens wil respecteren, betekent dit in de praktijk dat hij of zij de huurauto vrijwel uitsluitend zakelijk gebruikt en nauwelijks of niet voor woon-werkverkeer inzet.
Voor veel zorgmedewerkers is dit in de praktijk lastig vol te houden, zeker als de huurauto ook buiten werktijd beschikbaar is. In die gevallen is bijtelling de eenvoudigere en veiligere keuze, omdat het de administratieve last vermindert en het risico op naheffingen bij een belastingcontrole wegneemt.
Wat zijn de regels als de zorginstelling de huurauto betaalt?
Als een zorginstelling de kosten van een huurauto volledig betaalt en die auto ook beschikbaar is voor woon-werkverkeer of privégebruik door de medewerker, dan geldt de auto als "ter beschikking gesteld". De werkgever is in dat geval verplicht om bijtelling toe te passen en de bijbehorende loonheffing af te dragen.
Het maakt daarbij niet uit of de zorginstelling de auto huurt voor een specifiek project, voor piekdrukte of als structurele voorziening. Zodra een individuele medewerker de sleutels in handen heeft en de auto ook buiten werktijd kan gebruiken, is er sprake van terbeschikkingstelling. De Belastingdienst kijkt naar de feitelijke situatie, niet naar de bedoeling van de werkgever.
Zorginstellingen die huurauto's inzetten voor poolgebruik, waarbij meerdere medewerkers wisselend gebruik maken van dezelfde auto zonder dat één persoon de auto continu tot zijn beschikking heeft, vallen mogelijk buiten de bijtellingsregel. Maar ook hier geldt: de feitelijke situatie bepaalt, en een goede registratie van wie de auto wanneer gebruikt is onmisbaar om discussies met de Belastingdienst te voorkomen.
Welke administratie is verplicht bij zakelijk gebruik van een huurauto?
Bij zakelijk gebruik van een huurauto is een volledige rittenadministratie verplicht als de medewerker of werkgever wil aantonen dat de privékilometers onder de 500 per jaar blijven. Deze administratie moet per rit de datum, begin- en eindkilometerstand, het beginadres, het eindadres en het zakelijke doel bevatten. Ontbreekt deze registratie, dan gaat de Belastingdienst automatisch uit van meer dan 500 privékilometers en is bijtelling verplicht.
Wat moet er in de rittenadministratie staan?
Een geldige rittenadministratie bevat minimaal de volgende gegevens per rit: de datum van de rit, de kilometerstand aan het begin en einde, het vertrekadres en het aankomstadres, en de zakelijke reden van de rit. Voor omrijroutes of tussenstops geldt dat ook die afzonderlijk worden vastgelegd. Een rittenadministratie mag digitaal worden bijgehouden, bijvoorbeeld via een app of boordcomputer, zolang de gegevens betrouwbaar en achteraf niet eenvoudig aanpasbaar zijn.
Welke documenten bewaart de zorgwerkgever?
Naast de rittenadministratie bewaart de zorgwerkgever het huurcontract van het voertuig, de facturen van het verhuurbedrijf en de loonadministratie waaruit blijkt hoe de bijtelling is verwerkt. Bij een controle door de Belastingdienst moeten deze documenten beschikbaar zijn. De bewaarplicht voor fiscale documenten is in Nederland zeven jaar. Een zorginstelling die meerdere huurauto's tegelijk inzet, doet er verstandig aan om per voertuig en per medewerker een dossier bij te houden.
De fiscale regels rondom zakelijke huurauto's in de zorg zijn overzichtelijk als je ze goed toepast, maar vragen wel om een nauwkeurige administratie en heldere afspraken tussen werkgever en medewerker. Wil je weten hoe wij zorginstellingen en andere zakelijke klanten ontzorgen met flexibele voertuigoplossingen? Bekijk ons zakelijk aanbod of neem direct contact met ons op. Wij denken graag met je mee.
