Voor het zakelijk gebruik van een privéauto geldt in 2026 een belastingvrije kilometervergoeding van €0,23 per kilometer. Dit bedrag mag een werkgever aan een werknemer uitkeren zonder dat er loonbelasting over verschuldigd is, en voor zelfstandigen geldt het als aftrekbare zakelijke kostenpost. De vragen die daarna nog overblijven, over berekening, registratie en de vergelijking met een leaseauto, beantwoorden we hieronder stuk voor stuk.
Hoeveel mag je belastingvrij vergoeden per kilometer?
De belastingvrije kilometervergoeding voor zakelijk gebruik van een privéauto bedraagt in 2026 €0,23 per kilometer. Dit bedrag geldt ongeacht het type voertuig, de brandstofsoort of de werkelijke kosten van de auto. Werkgevers mogen dit bedrag uitkeren zonder loonheffing in te houden, en werknemers hoeven er geen belasting over te betalen.
Het tarief van €0,23 per kilometer is een vaste, wettelijk vastgestelde vergoeding die de Belastingdienst erkent als een redelijke tegemoetkoming voor kosten zoals brandstof, onderhoud, afschrijving en verzekering. Het maakt daarbij niet uit of iemand in een zuinige kleine auto rijdt of in een grotere wagen: de vergoeding is voor iedereen gelijk.
Dit bedrag geldt ook voor andere vervoersmiddelen, zoals de fiets of het openbaar vervoer, maar bij zakelijk rijden in een privéauto is het de meest gebruikte norm. Zowel werknemers als zelfstandigen kunnen hier gebruik van maken, zij het op een iets andere manier, zoals verderop in dit artikel wordt uitgelegd.
Hoe bereken je de zakelijke kilometers voor de vergoeding?
De zakelijke kilometers voor de vergoeding bereken je door alle ritten op te tellen die je hebt gemaakt voor zakelijke doeleinden, exclusief het woon-werkverkeer als dat niet als zakelijk is aangemerkt. Vermenigvuldig het totaal aantal zakelijke kilometers met €0,23 om de belastingvrije vergoeding te berekenen.
Zakelijke kilometers zijn kilometers die je rijdt in het kader van je werk, zoals bezoeken aan klanten, leveranciers of andere locaties. Het dagelijkse woon-werkverkeer valt hier in principe ook onder: de Belastingdienst beschouwt reizen van huis naar een vaste werkplek als zakelijk, zodat ook die kilometers voor de vergoeding in aanmerking komen.
Privéritten tellen niet mee. Denk aan boodschappen doen, een vakantiereis of andere persoonlijke uitstapjes. Het is daarom belangrijk om zakelijke en privékilometers goed van elkaar te scheiden. Een heldere rittenregistratie is daarvoor het meest betrouwbare hulpmiddel, en voor sommige situaties is die registratie zelfs verplicht.
Wat gebeurt er als de vergoeding hoger is dan €0,23 per kilometer?
Als een werkgever meer dan €0,23 per kilometer vergoedt, is het meerdere boven dit bedrag belast als loon. De werknemer betaalt dan loonbelasting over het extra bedrag, en de werkgever is verplicht dit op te nemen in de loonheffingen. Het gedeelte tot €0,23 blijft altijd onbelast.
Een werkgever mag er bewust voor kiezen een hogere vergoeding te betalen, bijvoorbeeld omdat de werkelijke rijkosten van de werknemer hoger liggen. In dat geval wordt het surplus behandeld als een belastbaar loonbestanddeel. De werkgever kan dit eventueel onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR), maar ook die ruimte is begrensd.
Andersom geldt dat een werkgever ook minder dan €0,23 per kilometer mag vergoeden. Dat is geen wettelijke overtreding, maar het kan betekenen dat de werknemer de resterende kosten zelf draagt zonder fiscale compensatie. Voor werknemers die veel zakelijke kilometers rijden, is het daarom verstandig om hier goede afspraken over te maken.
Wat is het verschil tussen een kilometervergoeding en een leaseauto?
Bij een kilometervergoeding rijdt de werknemer in zijn eigen auto en ontvangt hij een vergoeding per gereden zakelijke kilometer. Bij een leaseauto stelt de werkgever een voertuig beschikbaar dat de werknemer ook privé mag gebruiken, waarvoor een bijtelling geldt die als loon wordt belast.
Kilometervergoeding: eenvoudig en transparant
De kilometervergoeding is administratief eenvoudig. De werknemer rijdt in zijn eigen auto, houdt zijn zakelijke kilometers bij en ontvangt daarvoor een vergoeding. Er is geen bijtelling, geen discussie over privégebruik van een werkgeversauto en geen koppeling aan een specifiek voertuig. Het nadeel is dat de werknemer zelf verantwoordelijk blijft voor alle kosten van zijn auto, zoals onderhoud, verzekering en afschrijving.
Leaseauto: gemak, maar met fiscale gevolgen
Een leaseauto biedt meer comfort: de werknemer hoeft zich niet bezig te houden met aanschaf, onderhoud of verzekering. Maar als de auto ook privé gebruikt wordt, geldt een bijtelling. Dat percentage varieert afhankelijk van de CO2-uitstoot van het voertuig en wordt opgeteld bij het belastbare inkomen. Voor werknemers die weinig privékilometers rijden, kan een leaseauto toch interessant zijn als de werkgever alle autokosten op zich neemt.
Voor bedrijven die flexibel willen inspelen op piekperiodes of projecten zonder de verplichting van een langlopend leasecontract, biedt zakelijke autoverhuur een praktisch alternatief. Zo kunnen medewerkers tijdelijk beschikken over een voertuig zonder dat de werkgever een eigen wagenpark hoeft te onderhouden.
Moet je een rittenregistratie bijhouden voor de zakelijke vergoeding?
Een rittenregistratie is niet altijd verplicht voor de kilometervergoeding zelf, maar de Belastingdienst kan bij een controle wel vragen om bewijs van de gereden zakelijke kilometers. Zonder deugdelijke registratie is het lastig om die kilometers aannemelijk te maken, wat kan leiden tot correcties of naheffingen.
Voor werknemers die een kilometervergoeding ontvangen, is het sterk aan te raden om per rit de datum, het vertrek- en aankomstpunt, het doel van de rit en het aantal kilometers bij te houden. Dit hoeft niet per se in een speciaal systeem: een eenvoudige spreadsheet of een app volstaat, zolang de gegevens consistent en controleerbaar zijn.
Er is één situatie waarbij een sluitende rittenregistratie wettelijk verplicht is: wanneer een werknemer of zelfstandige wil aantonen dat hij een auto van de zaak voor minder dan 500 kilometer privé heeft gebruikt, om zo de bijtelling te vermijden. In dat geval moet de registratie volledig en aantoonbaar correct zijn. Voor de gewone kilometervergoeding op een privéauto geldt die strikte verplichting niet, maar de bewijslast blijft altijd bij de belastingplichtige.
Kan een zelfstandige ook een kilometervergoeding aftrekken?
Ja, een zelfstandige (zzp'er of ondernemer) kan de kosten van zakelijk gebruik van een privéauto aftrekken van de winst. De Belastingdienst hanteert daarvoor hetzelfde bedrag van €0,23 per zakelijke kilometer als aftrekpost in de inkomstenbelasting, ongeacht de werkelijke autokosten.
Voor zelfstandigen werkt de aftrek anders dan bij werknemers. In plaats van een vergoeding te ontvangen, boekt de zelfstandige de gereden zakelijke kilometers als kosten in zijn administratie. Het totaal aantal zakelijke kilometers vermenigvuldigd met €0,23 wordt afgetrokken van de belastbare winst, wat de te betalen inkomstenbelasting verlaagt.
Zelfstandigen die hun privéauto zakelijk gebruiken, hoeven geen btw-administratie bij te houden voor de kilometervergoeding zelf, maar moeten wel de zakelijke kilometers kunnen onderbouwen. Een rittenregistratie is ook hier de meest betrouwbare manier om dat te doen, zeker bij een eventuele controle door de Belastingdienst.
Het is ook mogelijk om de werkelijke autokosten te berekenen en die af te trekken in plaats van het vaste bedrag per kilometer. Dat kan voordeliger zijn als de werkelijke kosten hoger uitvallen, maar het vereist een uitgebreidere administratie. In de meeste gevallen kiezen zelfstandigen voor de eenvoudige methode met het vaste bedrag per kilometer, juist vanwege de administratieve eenvoud.
Twijfel je of de kilometervergoeding in jouw situatie de beste keuze is, of wil je weten of zakelijke autohuur voor jouw bedrijf een slimmere oplossing biedt? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee over de meest praktische en voordelige mobiliteitskeuze voor jouw situatie.
