Bij een auto die zakelijk gehuurd wordt door een zorginstelling is de zorginstelling als huurder verantwoordelijk voor een correcte kilometerregistratie. De Belastingdienst vereist dat zakelijke en privékilometers apart worden bijgehouden, zowel voor de btw-aftrek als voor de eventuele bijtelling bij medewerkers die de auto ook privé gebruiken. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over kilometerregistratie bij zakelijke autohuur in de zorgsector.
Wie is verantwoordelijk voor de kilometerregistratie bij een gehuurde auto?
Bij een gehuurde auto ligt de verantwoordelijkheid voor de kilometerregistratie bij de huurder, in dit geval de zorginstelling. De verhuurder, zoals Van Gent Autoverhuur, registreert alleen de kilometerstand bij uitgifte en inname van het voertuig. Alles wat daartussen gebeurt, valt onder de verantwoordelijkheid van de organisatie die de auto huurt.
Concreet betekent dit dat de zorginstelling zelf moet zorgen voor een sluitende rittenadministratie. Dit geldt voor de organisatie als geheel, maar ook voor de individuele medewerker die achter het stuur zit. Als een werknemer de gehuurde auto ook voor privéritjes gebruikt, is het aan de werkgever om daarvoor een duidelijk beleid op te stellen en de registratie te borgen.
De Belastingdienst controleert bij een eventuele belastingcontrole de administratie van de werkgever, niet die van de verhuurder. Een goed bijgehouden rittenadministratie is daarom niet alleen een interne verplichting, maar ook een fiscale noodzaak.
Wat moet er precies worden bijgehouden in een rittenadministratie?
Een volledige rittenadministratie voor een zakelijk gehuurde auto bevat per rit minimaal de datum, de begin- en eindkilometerstand, het vertrek- en bestemmingsadres, het zakelijke doel van de rit, en de naam van de bestuurder. Voor privékilometers volstaat het vastleggen van de afstand, zonder dat een specifiek doel verplicht is.
De Belastingdienst stelt geen verplicht format, maar de gegevens moeten wel controleerbaar en consistent zijn. Een losse notitie op papier kan in theorie voldoen, maar in de praktijk is dit lastig te onderbouwen bij een controle. De volgende elementen zijn minimaal vereist:
- Datum van de rit
- Beginkilometerstand en eindkilometerstand
- Vertrekadres en bestemmingsadres
- Zakelijk doel of karakter van de rit
- Naam van de bestuurder
- Of het een zakelijke of privérit betreft
Voor zorginstellingen is het extra belangrijk dat de administratie aansluit op de interne planning en eventuele declaratiesystemen. Medewerkers rijden vaak naar meerdere locaties op een dag, zoals cliënten thuis of andere zorglocaties. Al die ritten moeten afzonderlijk worden geregistreerd, ook als ze kort zijn.
Geldt de bijtellingsregel ook voor een gehuurde auto bij een zorginstelling?
Ja, de bijtellingsregel geldt ook voor een gehuurde auto. Zodra een medewerker van een zorginstelling een zakelijk gehuurde auto ook voor privédoeleinden gebruikt, moet de werkgever bijtelling toepassen op het loon van die medewerker. Het maakt voor de Belastingdienst geen verschil of de auto eigendom is van de werkgever of gehuurd wordt.
De bijtelling is een percentage van de cataloguswaarde van het voertuig dat bij het belastbaar inkomen van de werknemer wordt opgeteld. Bij een gehuurde auto wordt de cataloguswaarde van het betreffende voertuig als grondslag gebruikt. Het percentage verschilt per voertuig en hangt onder meer af van de brandstofsoort en het jaar van eerste toelating.
Wil een medewerker aantonen dat hij of zij minder dan 500 privékilometers per jaar rijdt met de gehuurde auto, dan is een sluitende rittenadministratie verplicht. Kan dit niet worden aangetoond, dan is bijtelling automatisch van toepassing. Voor zorginstellingen die medewerkers een auto ter beschikking stellen, is dit een belangrijk aandachtspunt bij het opstellen van arbeidsvoorwaarden en autobeleid.
Hoe leg je privékilometers en zakelijke kilometers apart vast?
Privékilometers en zakelijke kilometers leg je apart vast door bij elke rit direct het karakter ervan te noteren. De meest betrouwbare methode is een rittenadministratie waarbij iedere rit afzonderlijk wordt geregistreerd met het doel en de bijbehorende kilometerstand. Aan het einde van de huurperiode tel je beide categorieën op en vergelijk je de totaalstand met de kilometerstand op het huurcontract.
In de praktijk kiezen veel zorginstellingen voor een digitale oplossing, zoals een app of een systeem dat via de boordcomputer van het voertuig werkt. Daarmee wordt elke rit automatisch gelogd en hoeft de bestuurder alleen nog het ritdoel toe te voegen. Dit vermindert de kans op fouten en maakt de administratie eenvoudiger te controleren.
Een belangrijk aandachtspunt: als meerdere medewerkers dezelfde gehuurde auto gebruiken, moet per bestuurder worden bijgehouden welke ritten hij of zij heeft gemaakt. De kilometerregistratie moet dan ook per persoon inzichtelijk zijn, niet alleen per voertuig.
Wat zijn de gevolgen als de kilometerregistratie niet klopt of ontbreekt?
Als de kilometerregistratie niet klopt of ontbreekt, kan de Belastingdienst ervan uitgaan dat de gehuurde auto ook privé is gebruikt. Het gevolg is dat bijtelling alsnog met terugwerkende kracht wordt opgelegd, inclusief eventuele boetes en belastingrente. Voor zorginstellingen kan dit leiden tot aanzienlijke naheffingen bij een belastingcontrole.
Daarnaast kan een onvolledige rittenadministratie gevolgen hebben voor de btw-aftrek. Zorginstellingen die btw-plichtige activiteiten combineren met vrijgestelde activiteiten, mogen de btw op zakelijke autokosten alleen aftrekken voor zover het voertuig zakelijk wordt gebruikt. Zonder deugdelijke kilometerregistratie is dit onderscheid niet te maken, en kan de Belastingdienst de aftrek weigeren.
Ook intern kan een gebrekkige registratie problemen opleveren. Denk aan discussies over wie welke rit heeft gemaakt, of aan onduidelijkheid bij schade tijdens de huurperiode. Heldere kilometerregistratie helpt niet alleen fiscaal, maar ook bij de interne verantwoording en het voorkomen van misverstanden.
Welke tools of apps helpen zorginstellingen bij digitale kilometerregistratie?
Er zijn meerdere digitale tools en apps beschikbaar die zorginstellingen helpen bij het automatisch bijhouden van een rittenadministratie. Bekende opties zijn apps zoals MileIQ, Drivebook en Routelogger, die via de GPS van een smartphone automatisch ritten detecteren en registreren. De bestuurder hoeft alleen het ritdoel te bevestigen of aan te passen.
Sommige oplossingen werken via een OBD-dongle, een klein apparaatje dat in de diagnostische aansluiting van de auto wordt gestoken. Dit apparaat registreert automatisch alle ritten zonder dat de bestuurder actie hoeft te ondernemen. Voor gehuurde auto's is dit een praktische optie, mits de verhuurder hier geen bezwaar tegen heeft.
Bij het kiezen van een tool zijn de volgende aspecten relevant voor zorginstellingen:
- Exportmogelijkheden naar een format dat de Belastingdienst accepteert
- Mogelijkheid om meerdere bestuurders aan één voertuig te koppelen
- Integratie met bestaande HR- of planningssoftware
- Gebruiksgemak voor medewerkers onderweg
- Beveiliging en privacyaspecten rondom locatiedata
Voor kleinere zorginstellingen of kortlopende huurperiodes kan een goed ingericht spreadsheet ook voldoen, mits het consequent en volledig wordt bijgehouden. Het gaat er uiteindelijk om dat de administratie controleerbaar en sluitend is.
Wil je als zorginstelling weten welke huurmogelijkheden er zijn en hoe wij meedenken over praktische afspraken rondom kilometerregistratie en voertuiggebruik? Bekijk ons zakelijk aanbod of neem rechtstreeks contact met ons op. Wij denken graag met je mee.
