De vervoerskosten per uitzendkracht bij groepsvervoer bereken je door alle directe en indirecte kosten van een rit op te tellen en dat totaal te delen door het aantal meegereden personen. Hoe meer mensen je per rit meeneemt, hoe lager de kosten per persoon uitvallen. De sleutel zit in het slim combineren van routes, het kiezen van het juiste voertuig en het inzichtelijk maken van alle kostenposten. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het berekenen en beheersen van vervoerskosten voor uitzendkrachten.
Welke kostenposten tellen mee bij groepsvervoer voor uitzendkrachten?
Bij groepsvervoer voor uitzendkrachten tellen de volgende kostenposten mee: brandstof- of laadkosten, huur of afschrijving van het voertuig, verzekering, onderhoud, de tijd van de chauffeur en eventuele tol- of parkeerkosten. Voor een volledig beeld moet je al deze posten meenemen, want wie alleen naar de brandstofkosten kijkt, onderschat de werkelijke kosten aanzienlijk.
Veel uitzendbureaus en bouwbedrijven vergeten de indirecte kosten. Denk aan de tijd die een medewerker kwijt is aan het regelen van het vervoer, het bijhouden van kilometers en het verwerken van bonnen. Ook de kosten van een vervangend voertuig bij pech of onderhoud horen in dit plaatje thuis.
Een handige manier om overzicht te houden is door de kostenposten te verdelen in twee groepen:
- Vaste kosten: voertuighuur of afschrijving, verzekering, wegenbelasting
- Variabele kosten: brandstof, onderhoud op basis van gebruik, chauffeurstijd, tol en parkeren
Door dit onderscheid te maken zie je direct welke kosten je kunt beïnvloeden door slimmer te plannen en welke kosten je sowieso maakt, ongeacht hoeveel ritten je rijdt.
Hoe bereken je de kosten per persoon per rit?
De kosten per persoon per rit bereken je door de totale kosten van een enkele rit te delen door het aantal passagiers. Tel daarvoor alle kostenposten van die rit bij elkaar op, inclusief brandstof, een evenredig deel van de voertuigkosten en de chauffeurstijd, en deel dat bedrag door het werkelijke aantal meegereden personen.
Stel dat je een bus inzet voor een werkdag. De ritkosten bestaan dan uit brandstof voor de heenreis en terugreis, de huurkosten voor die dag en het loon of de vergoeding van de chauffeur. Deel je dat totaal door zes personen, dan zijn de kosten per persoon aanzienlijk hoger dan wanneer diezelfde bus met negen personen vol rijdt.
Praktisch gezien loont het om een eenvoudig rekenblad bij te houden met de volgende gegevens per rit:
- Aantal gereden kilometers
- Brandstofverbruik en brandstofprijs
- Dagprijs of weekprijs van het voertuig
- Chauffeurstijd in uren vermenigvuldigd met het uurtarief
- Overige kosten zoals tol of parkeergeld
- Aantal passagiers
Door dit per rit bij te houden, krijg je na een paar weken een realistisch gemiddelde waarmee je de vervoerskosten per uitzendkracht nauwkeurig kunt doorberekenen aan je opdrachtgever of intern kunt verantwoorden.
Wat is goedkoper: eigen vervoer per uitzendkracht of een gedeeld busje?
Een gedeeld busje is in de meeste situaties goedkoper dan eigen vervoer per uitzendkracht, zeker wanneer meerdere mensen naar dezelfde locatie reizen. Zodra je drie of meer personen combineert in één voertuig, dalen de kosten per persoon snel, terwijl individuele kilometervergoedingen bij elke persoon opnieuw optellen.
Eigen vervoer per uitzendkracht lijkt eenvoudig, maar de kosten lopen snel op. Je betaalt per persoon een kilometervergoeding, en die vergoedingen tellen bij grotere groepen op tot een fors bedrag. Bovendien heb je geen controle over aankomsttijden, wat op bouwplaatsen of in de scheepvaart direct gevolgen heeft voor de productiviteit.
Groepsvervoer biedt daarnaast voordelen die je niet terugziet in de rekensom:
- Iedereen arriveert tegelijk, zodat de werkdag op tijd kan beginnen
- Je hebt één aanspreekpunt voor het vervoer in plaats van meerdere losse afspraken
- Minder administratieve last bij de verwerking van vergoedingen
- Betere controle op aanwezigheid en werktijden
Eigen vervoer kan voordeliger zijn wanneer uitzendkrachten verspreid wonen en routes sterk afwijken, of wanneer het om slechts één of twee personen gaat. In alle andere gevallen wint het gedeelde busje het op kosten en gemak.
Welk type voertuig is het meest kostenefficiënt voor personeelsvervoer?
Voor personeelsvervoer van uitzendkrachten is een personenbus met zes tot negen zitplaatsen doorgaans het meest kostenefficiënte voertuig. Dit type bus biedt genoeg capaciteit voor een gemiddelde werkploeg, heeft een relatief laag brandstofverbruik per persoon en is praktisch inzetbaar voor zowel korte als langere ritten.
De keuze voor het juiste voertuig hangt af van drie factoren: het aantal te vervoeren personen, de aard van de werklocatie en de rijafstand. Voor kleine groepen van twee tot vier personen volstaat een ruime personenauto. Zodra je vijf of meer mensen vervoert, is een personenbus de logische keuze. Bij grotere projecten met tien of meer werknemers kun je meerdere bussen inzetten of kiezen voor een grotere bus.
Houd ook rekening met het type werklocatie. Op bouwplaatsen of industrieterreinen kan een hogere instap of een robuustere uitvoering praktischer zijn. Voor kantoormedewerkers of zorgpersoneel volstaat een comfortabele personenbus.
Vanuit kostenoogpunt geldt: een voertuig dat structureel voor minder dan de helft van zijn capaciteit wordt benut, is te groot en te duur. Stem het voertuigtype altijd af op de gemiddelde bezetting, niet op de piekbezetting.
Hoe verwerk je vervoerskosten correct in de uitzendadministratie?
Vervoerskosten voor uitzendkrachten verwerk je in de administratie door ze te categoriseren als directe projectkosten of als personeelsgerelateerde kosten, afhankelijk van hoe je ze doorberekent. Zorg voor een eenduidige registratie per rit, per project en per periode, zodat je de kosten correct kunt toewijzen en verantwoorden.
In de praktijk zijn er twee gangbare methoden:
- Doorberekening aan de opdrachtgever: Je factureert de vervoerskosten als aparte kostenpost bovenop het uurtarief. Leg dit vooraf vast in de overeenkomst en specificeer de kosten per factuur.
- Verwerking als bedrijfskosten: Je neemt de vervoerskosten op in je eigen exploitatie en verrekent ze indirect via je tariefstelling. Dit vereist dat je de kosten per uitzendkracht nauwkeurig bijhoudt om je marge te bewaken.
Ongeacht welke methode je kiest, zijn nauwkeurige ritregistraties onmisbaar. Noteer per rit de datum, het aantal kilometers, het aantal passagiers en de gemaakte kosten. Dit is niet alleen belangrijk voor je eigen administratie, maar ook bij eventuele controles door de Belastingdienst.
Huur je een voertuig in voor het vervoer, dan zijn de huurkosten volledig aftrekbaar als bedrijfskosten. Bewaar huurcontracten en facturen zorgvuldig als onderdeel van je boekhouding.
Wanneer is het slim om vervoer uit te besteden aan een autoverhuurbedrijf?
Het uitbesteden van vervoer aan een autoverhuurbedrijf is slim zodra de kosten en het beheer van eigen voertuigen niet meer opwegen tegen de flexibiliteit die je nodig hebt. Dit geldt in het bijzonder bij piekdrukte, tijdelijke projecten, wisselende teamgroottes of wanneer je geen vast wagenpark wilt beheren.
Voor uitzendbureaus en bouwbedrijven zijn dit de meest voorkomende situaties waarin huren slimmer is dan bezitten:
- Je hebt tijdelijk meer vervoerscapaciteit nodig dan normaal, bijvoorbeeld bij een groot project
- Een eigen voertuig staat stil in het weekend of buiten het seizoen en kost dan alsnog geld
- Onderhoud, verzekering en keuring van eigen voertuigen kosten tijd en geld die je liever in je core business steekt
- Je wilt snel kunnen op- en afschalen zonder langdurige verplichtingen
Een ander voordeel van huren is dat je altijd beschikt over een goed onderhouden, jong voertuig. Pech door slijtage of achterstallig onderhoud is dan geen risico dat jij draagt. Bij zakelijke verhuur kun je bovendien gebruikmaken van een haal- en brengservice, zodat het voertuig bij jou wordt afgeleverd en opgehaald zonder dat je daarvoor naar een verhuurbalie hoeft.
Wil je weten wat de beste optie is voor jouw situatie of ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor het vervoer van jouw uitzendkrachten? Neem gerust contact met ons op, dan denken we met je mee over een oplossing die past bij jouw planning, groepsgrootte en budget.
